Każda firma tworzy szereg różnorodnej dokumentacji – od akt personalnych, aż po faktury i umowy z kontrahentami. Zarządzanie dokumentacją w firmie powinno nie tylko ułatwiać i upłynniać procesy, ale również zapewniać poufność i bezpieczeństwo danych, zwłaszcza tych wrażliwych. Niektóre dokumenty muszą być przechowywane przez określony czas, a następnie zniszczone w odpowiednich warunkach. W artykule omówimy najważniejsze przepisy prawa związane z obiegiem dokumentów w firmie.

Zarządzanie dokumentami – dlaczego to ważne?

Wszystkie czynności wykonywane na dokumentach mogą wpływać na wydajność procesów oraz na sytuację finansową przedsiębiorstwa. Pod pojęciem „zarządzanie dokumentacją” kryje się rejestrowanie, porządkowanie, klasyfikacja, digitalizacja oraz archiwizacja i niszczenie dokumentów.

Większość przedsiębiorców decyduje się na współpracę z firmą zewnętrzną. Zadaniem partnera jest dobranie optymalnego systemu, umożliwiającego wydajne zarządzanie dokumentami, udostępnienie magazynów do przechowywania dokumentacji oraz programów służących do digitalizacji danych. Dzięki temu upłynnia się obieg informacji w firmie, wiele procesów zostaje zautomatyzowanych, zwalnia się przestrzeń w biurze, a do dokumentów można mieć dostęp zdalny.

Zarządzanie dokumentacją w firmie – przechowywanie i udostępnianie dokumentów

Należy wiedzieć, że niektóre dokumenty, np. dane osobowe pracowników, listy płac w przedsiębiorstwie czy też akta wewnętrzne firmy, powinny być przechowywane i udostępniane zgodnie z prawem. Dzisiaj świetnym rozwiązaniem jest digitalizacja dokumentów, czyli przechowywanie ich w formie cyfrowej. Prawo polskie zezwoliło przedsiębiorstwom na używanie dokumentów w formie cyfrowej – dokument cyfrowy został uznany za równorzędny dokumentowi papierowemu. Dzięki temu można łatwiej zabezpieczyć wrażliwe dane, a dostęp do nich nadać jedynie upoważnionym osobom. 

Cyfryzacja dokumentów zmieniła model pracy – zdalny dostęp do dokumentów sprawił, że pracownicy nie muszą wertować teczek i segregatorów z dokumentacją, mogą pracować z dowolnego miejsca. Digitalizacja i prawidłowe zabezpieczenie danych wpływają również na poprawę bezpieczeństwa w firmie.

Archiwizacja i niszczenie dokumentacji w świetle prawa

Ogólne zasady archiwizowania dokumentacji mają głównie zastosowanie do zasobów narodowych, jednakże, mimo iż nie są obligatoryjne dla przedsiębiorstw, są im zalecane. Zasady i przepisy zamieszczone w Ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach mają na celu zapewnić bezpieczeństwo danych, a także wprowadzić dobrą organizację w firmie.

Zarządzanie dokumentacją obejmuje również ich utylizację. Okres przechowywania niektórych rodzajów dokumentacji określają przepisy prawa. Po upływie wymaganego prawnie czasu przedsiębiorca może zdecydować się na zniszczenie nośników danych. W przypadku dokumentów zawierających dane poufne należy zrobić to zgodnie z przepisami prawa i z międzynarodowymi normami (np. RODO, ISO/IEC 21964, DIN 66399). Profesjonalna firma zajmująca się zarządzaniem dokumentami, po utylizacji dokumentów w niszczarni, przedstawia klientowi certyfikat zniszczenia gwarantujący wykonanie tej czynności zgodnie z obowiązującymi normami prawnymi.